Vi skriver 2020, og vi har ikke bare gått inn i et nytt år, men også et helt nytt tiår! Vår instruktør Fred-Ragnar Skau-Nilsen fra Potero har skrevet denne artikkelen som gir deg fem enkle tips for å bedre både oversikt og kontroll i 2020.
Du husker det kanskje ikke, men da vi gikk inn i forrige tiår, var det ingen som hadde hørt om iPad, Instagram, Snapchat eller 4G, og telefonen Sony Ericsson W995 var akkurat blitt kåret til årets mobil (Amobil.no). Det fantes ca. 3000 elbiler i Norge mot ca. 350 000 i dag.
De teknologiske endringene har vært enorme både i privatlivet og på jobb. I alle disse årene har vi i Glasspaper hjulpet norske arbeidstakere og ta i bruk og utnytte nye teknologiske verktøy.
Mange ser nytten av nye verktøy som Teams, SharePoint Online, Flow, Slack, Forms, Workplace, Jira, Basecamp, Asana og Google Apps. Samtidig er vår erfaring at så å si alle som tar i bruk nye løsninger, rapporterer om at det store antallet verktøy og systemer er en utfordring i seg selv. Det er alt for lett å miste oversikt og kontroll. Når verktøyene også til stadighet endres og får nye funksjoner, er det naturlig at mange kommer til oss og ber om råd og veiledning. Hvordan kan jeg beholde oversikt og kontroll med alt det nye?
Trøsten er at du kan slappe helt av. Det er enklere enn du tror å beholde både kontroll og oversikt Her er fem enkle tips du bør følge for å være på høyden, også med de nye verktøyene.
I starten er det alltid forvirrende å bli kjent med noe nytt. Slik skal det være. Da er det godt å vite at utviklingen går i riktig retning og at alle de nye løsningene er laget for å gjøre det lettere å håndtere store mengder informasjon og enklere å fokusere mer på oppgaver og samarbeid og mindre på selve teknologien. Du må bare gjennom forvirringsfasen først. Husk: Etter å ha drevet med IT og opplæring i over 20 år, har vi fortsatt aldri hørt noen si at man skulle brukt mindre tid på opplæring.
Når vi har så mange sjekkpunkter og kommunikasjonskanaler, trenger vi å samle alle gjøremål på ett sted. Oppgavelista i Outlook kan brukes til det. I tillegg har Microsoft laget en helt ny app som heter Microsoft To Do. Den samler alle Outlook-oppgaver, all flagget epost og alle dine oppgaver i Microsoft Planner på ett sted. Denne appen har også en enkel fokusfunksjon som heter «Min dag». Her kan du raskt lage en daglig liste som hjelper deg å fokusere på det du faktisk skal gjøre uten at du blir forstyrret av de oppgavene du gjerne skulle ha gjort, men som du uansett ikke rekker. To-Do-appen er tilgjengelig på alle plattformer.
Det er et godt prinsipp å holde ulike lister og verktøy fra hverandre: Bruk innboksen som innboks, og ikke som oppgaveliste. Skriv kun avtaler i kalenderen, og gjøremål i gjøremålslista i Outlook. (Hvis du vil se oppgaver i kalenderen bruk heller metoden som er beskrevet her).
Skill de store oppgavene fra de små. Får du en liten oppgave, gjør den med en gang. Får du en stor oppgave, skriv den ned. Hodet ditt er et godt sted for å skape nye løsninger og ikke en god oppbevaringsboks for gjøremål.
Hold oppgavetyper fra hverandre med enkle ord som beskriver hva du skal gjøre. I en god oppgaveliste starter alle oppgaver med et verb (skrive, undersøke, ringe, snakke med, planlegge, registrere osv.). Finn fram til noen faste ord du bruker. Det gjør det mye enklere å gå i gang med oppgavene du har foran deg.
Når man står overfor et nytt verktøy (som. f.eks. Microsoft Teams), er det smart å dele funksjonaliteten inn i følgende fire deler og stille noen gode kontrollspørsmål:
Nå som vi har kommet til år 2020, har vi for store informasjonsmengder til at vi kan tenke på hvor informasjonen er lagret. Skal vi finne noe, må vi søke, ikke lete. Bli en mester i søk.
Her er noen veiledninger til å bli god på søk i ulike verktøy:
I 2020 er det ikke negativt å være lat. Når du jobber digitalt, finn minste motstands vei. Alltid! Trenger du å lage en oppgave av en epost? Bruk et hurtigtrinn i Outlook for å lage det. Skal du lage en presentasjon i PowerPoint, bruk utformingsideer. Prøv f.eks. å skrive en enkel agenda og se hvilke utformingsforslag du får.
Lær deg noen viktige hurtigtaster. Her er noen veldig effektive tastekombinasjoner som få vet om:
Windows + [tall]: Hold Windows-knappen nede og trykk et tall for å starte et program på oppgavelinja. Windows+4 starter f.eks. det 4. programmet til høyre for start-knappen.
Et lite tips til slutt: Ta en titt på Microsoft Power Automate. Det er en tjeneste som gjør det mulig for deg å automatisere flere oppgaver og prosesser.
Se hvilken opplæring vi tilbyr:
